Dokumentanalyse har lenge vært brukt innen samfunnsvitenskap, historie, statsvitenskap og utdanningsforskning, og regnes i dag som en sentral del av det kvalitative metodearsenalet (Bowen, 2009; Prior, 2003). I motsetning til intervjuer og observasjoner, hvor data skapes gjennom direkte kontakt med deltakere, baserer dokumentanalyse seg på allerede eksisterende materiale. Dette gir forskeren tilgang til sosiale praksiser, beslutningsprosesser og ideologier slik de er nedfelt i tekst, ofte over lange tidsperioder. 

Dokumenter kan forstås både som kilder til informasjon og som sosiale produkter. De gjenspeiler ikke bare virkeligheten, men bidrar også til å forme den. Policy-dokumenter, læreplaner, strategiplaner og rapporter uttrykker hvordan institusjoner definerer problemer, legitimerer beslutninger og utøver makt (Prior, 2003). Dermed gir dokumentanalyse ikke bare innsikt i hva som gjøres, men i hvordan virkeligheten konstrueres språklig og institusjonelt. Dette gjør metoden særlig egnet for studier av styringsdokumenter, reformer, profesjonspraksis og organisasjonsutvikling.

I dokumentanalyse skilles det ofte mellom: 

• Offentlige dokumenter som lover, stortingsmeldinger, læreplaner, strategidokumenter. 

• Institusjonelle dokumenter som for eksempel interne rapporter, møtereferater, retningslinjer. 

• Personlige dokumenter i form av brev, dagbøker, refleksjonsnotater. 

• Digitale tekster, herunder nettsider, sosiale medier, nettdebatter, med mer.

Valg av dokumenttype må styres direkte av problemstillingen. Dersom målet er å undersøke hvordan skoleledelse legitimeres politisk, vil policy-dokumenter være sentrale. Dersom man vil forstå profesjonelle praksiser, kan interne retningslinjer og rapporter være mer relevante. Metodisk kvalitet forutsetter derfor eksplisitte inklusjons- og eksklusjonskriterier, på samme måte som i litteraturstudier (Bowen, 2009).

Dokumentanalyse brukes ofte feilaktig som «tillegg» til intervjuer. I realiteten kan den fungere som hovedmetode, særlig når fenomenet er historisk eller institusjonelt, direkte observasjon er umulig, eller om det forskes på formelle beslutninger og diskurser. Bowen (2009) understreker at dokumentanalyse kan gi like rike data som intervjuer, forutsatt systematisk analyse. En styrke med dokumentanalyse her er at dokumenter gir tilgang til «stabile» data. Altså data som ikke endrer seg under analysen. De kan derfor etterprøves av andre forskere, noe som styrker studiens transparens.

Dokumentanalyse kan gjennomføres på ulike analytiske nivåer. 

• Innholdsnivå har fokus på hva dokumentene sier eksplisitt (tema, begreper, prioriteringer). 

• Diskursnivå analyserer hvordan språket brukes til å definere problemer og løsninger (hvem får stemme, hva tas for gitt). 

• Kontekstnivå innebærer en tolkning av dokumentenes historiske, politiske og institusjonelle rammer. 

En dokumentanalyse følger typisk en prosess som går fra skumlesning, videre til lesning og til slutt over i tolkning (Bowen, 2009). Hvis man bryter dette videre ned, kan arbeidet med dokumenter kan gjerne følge en prosess lignende den man jober med i tematisk analyse:

1. Avgrensning av materialet
   Før analysen starter, må forskeren tydelig avgrense hvilke dokumenter som skal inngå i studien. Dette innebærer å definere kriterier for type dokument, tidsperiode, avsender og tematisk relevans. En tydelig avgrensning gjør materialet håndterbart og sikrer at analysen faktisk retter seg mot problemstillingen.

2. Kritisk vurdering av dokumentene
   Alle dokumenter må vurderes kritisk før de brukes som data. Forskeren bør spørre hvem som har skrevet dokumentet, for hvilket formål og i hvilken institusjonell eller politisk kontekst. Dette er viktig for å forstå hvilke interesser, perspektiver og maktforhold som kan ha påvirket innholdet.

3. Familiarisering
   I denne fasen leser man gjennom materialet flere ganger for å bli godt kjent med innholdet. Målet er ikke å kode med en gang, men å danne seg et helhetsinntrykk av hvilke temaer, begreper og problemstillinger som går igjen. Notater om førsteinntrykk og foreløpige tanker er nyttige i denne fasen.

4. Koding
   Koding innebærer å bryte teksten ned i meningsbærende enheter som merkes med korte beskrivelser (koder). Kodene kan utvikles induktivt fra materialet eller deduktivt fra teori, eller som en kombinasjon. Systematisk koding gjør det mulig å organisere store tekstmengder på en strukturert måte.

5. Tematisering
   I tematiseringen samles beslektede koder i overordnede temaer som fanger sentrale mønstre i materialet. Et tema representerer ikke bare et emne, men en analytisk tolkning av hva dataene sier om fenomenet. Målet er å bevege seg fra fragmentert tekst til helhetlig forståelse.

6. Tolkning
   I tolkningsfasen settes temaene i sammenheng med forskningsspørsmål og relevant teori. Her diskuterer vi hva funnene betyr, hvordan de kan forstås, og hvilke alternative tolkninger som finnes. Her beveger analysen seg fra beskrivelse til forklaring og faglig argumentasjon.

Selv om dokumentanalyse ofte presenteres som en serie trinn, er det viktig å understreke at analyseprosessen i praksis sjelden er lineær. Som Altheide (1987) påpeker, beveger forskeren seg kontinuerlig frem og tilbake mellom innsamling, koding, analyse og tolkning. Nye innsikter som oppstår underveis kan føre til at materialet avgrenses på nytt, koder justeres og temaer omformuleres. Dokumentanalyse er dermed en refleksiv prosess der forståelsen utvikles gradvis. I analysearbeidet kombineres ofte innholdsanalyse og tematisk analyse. Innholdsanalyse retter oppmerksomheten mot hvordan ord, begreper og formuleringer brukes i dokumentene, og gir forskeren et systematisk grep om hva tekstene faktisk uttrykker. Dette gjør det mulig å identifisere mønstre i språkbruk, prioriteringer og problemforståelser. Tematisk analyse brukes deretter for å løfte blikket fra enkeltdeler av teksten til mer overordnede mønstre. Gjennom grundig lesing og gjenlesing identifiseres tilbakevendende temaer og meningsstrukturer, som organiseres i analytiske kategorier. Analyseprosessen innebærer derfor en kontinuerlig veksling mellom detaljer og helhet. Forskeren beveger seg mellom konkrete tekstutdrag, utvikling av koder og tematisk strukturering, samtidig som funnene holdes opp mot problemstilling og teori. Denne sirkulære arbeidsformen bidrar til at analysen ikke bare beskriver dokumentene, men også fortolker deres betydning i lys av kontekst og forskningsspørsmål. Dokumentanalyse er dermed ikke en mekanisk prosedyre, men en analytisk fortolkende prosess der forståelsen utvikles trinnvis.

Kutsyuruba (2023) foreslår følgende øvelse for å vurdere om dokumentanalyse er en hensiktsmessig metode for din egen problemstilling. Målet er ikke å finne “riktige svar”, men å trene på metodisk tenkning, altså å koble forskningsspørsmål til valg av metode. 

1. Velg et tema som kunne vært interessant å forske på. Tenk på et fenomen innenfor ditt fagfelt, for eksempel skolepolitikk, idrettsorganisering, folkehelse eller profesjonsutøvelse. Reflekter over hvordan analyse av dokumenter kunne bidratt til å forstå dette temaet bedre. Hvilke innsikter kan dokumenter gi som intervjuer eller spørreundersøkelser ikke nødvendigvis fanger? Samtidig bør du vurdere hvilke begrensninger dokumentanalyse ville hatt i ditt prosjekt. 

2. Vurder dokumentanalyse som hovedmetode eller tillegg. Spør deg selv om dokumentanalyse kunne fungert som eneste datakilde i studien, eller om den heller burde kombineres med andre metoder, som intervjuer eller observasjon. Dette hjelper deg å forstå hvordan metoder kan utfylle hverandre, og hvordan metodetriangulering kan styrke studiens troverdighet. 

3. Identifiser relevante dokumenttyper. Tenk konkret over hvilke dokumenter som kunne vært aktuelle i ditt prosjekt. Er det offentlige styringsdokumenter, interne retningslinjer, strategiplaner, rapporter, læreplaner eller medietekster? Er relevante dokumenter tilgjengelige? Denne øvelsen trener deg i å omsette en abstrakt problemstilling til et faktisk datamateriale. 

4. Velg analytisk tilnærming. Reflekter over hvordan du ville analysert dokumentene. Ville du hatt hovedfokus på innhold (hva dokumentene sier), på språkbruk og diskurser (hvordan problemer fremstilles), eller på kontekst (hvilke historiske og institusjonelle rammer dokumentene inngår i)? Koble dette til de analytiske strategiene som er beskrevet over. 

Dokumentanalyse har flere metodiske styrker som gjør den særlig nyttig i mange forskningsprosjekter. En viktig fordel er at metoden gir tilgang til rike datakilder uten å belaste deltakere direkte, ettersom materialet allerede eksisterer i form av tekst (Hodder, 2000). Dette gjør dokumentanalyse både etisk skånsom og praktisk gjennomførbar. Metoden muliggjør også historiske analyser ved at vi kan studere utvikling over tid gjennom arkiver og tidligere dokumenter, noe som ofte er umulig med intervjuer alene. I tillegg er dokumentanalyse kostnadseffektiv og mindre tidkrevende enn feltarbeid, noe som gjør den særlig egnet for studentprosjekter med begrensede ressurser. Fordi dokumenter er stabile datakilder, åpner metoden også for reanalyse og etterprøvbarhet, noe som styrker forskningens transparens. Samlet sett gjør disse egenskapene dokumentanalyse spesielt velegnet i studier av politikk, styring og organisasjoner, der formelle tekster spiller en sentral rolle. 

Samtidig har dokumentanalyse viktige begrensninger. Dokumenter er aldri nøytrale avbildninger av virkeligheten. De produseres innenfor bestemte institusjonelle rammer og med bestemte formål, og uttrykker ofte interesser, prioriteringer og maktforhold. Som Prior (2003) påpeker, viser dokumenter ofte hvordan aktører ønsker å fremstå, snarere enn hva som faktisk skjer i praksis. Forskeren må derfor bruke høy grad av kildekritikk og være oppmerksom på selektiv fremstilling og strategisk språkbruk. Videre kan dokumentgrunnlaget være ufullstendig, ensidig eller preget av manglende stemmer, noe som kan svekke bredden i analysen. For å styrke studiens troverdighet kombineres dokumentanalyse derfor ofte med andre metoder, som intervjuer eller observasjon, i en form for metodetriangulering. Til slutt er det viktig å være bevisst over fortolkningen som foregår. Forskeren vil alltid være distansert fra konteksten og menneskene som var til stede når dokumentene oppstod og har bare teksten tilgjengelig for å få et inntrykk av betydningen og meningen som lå til grunn.

Dokumentanalyse reiser også viktige etiske spørsmål. Selv offentlige dokumenter kan inneholde sensitive opplysninger, og forskeren må vurdere personvern, kontekstuell anonymitet og opphavsrett. Dette gjelder særlig ved bruk av interne dokumenter og digitale kilder, der grensen mellom offentlig og privat informasjon kan være uklar. Etisk bevissthet er derfor en nødvendig del av en metodisk forsvarlig dokumentanalyse. Når det gjelder valg av metode, egner dokumentanalyse seg særlig godt når man ønsker å studere reformer, politikk og styringsprosesser, eller analysere hvordan et fenomen fremstilles i offisielle tekster. Metoden er også godt egnet når tilgangen til informanter er begrenset, når et historisk perspektiv er viktig, eller når problemstillingen retter seg mot institusjonelle og organisatoriske forhold. Dersom forskningsinteressen derimot primært gjelder menneskers erfaringer, praksiser og handlinger i konkrete situasjoner, vil intervjuer eller observasjon ofte være mer hensiktsmessige metoder.

Referanser:

• Altheide, D. L. (1987). Ethnographic content analysis. Qualitative Sociology, 10(1), 65–77.

• Bowen, G. A. (2009). Document analysis as a qualitative research method. Qualitative Research Journal, 9(2), 27–40. https://doi.org/10.3316/QRJ0902027

• Hodder, I. (2000). The interpretation of documents and material culture. I N. K. Denzin & Y. S. Lincoln (Red.), Handbook of qualitative research (2. utg., s. 703–715). SAGE.

• Kutsyuruba, B. (2023). Document Analysis. I: Okoko, J.M., Tunison, S., Walker, K.D. (Red.) Varieties of Qualitative Research Methods. Springer Texts in Education. Springer, Cham. https://doi.org/10.1007/978-3-031-04394-9_23

• Miller, F. A., & Alvarado, K. (2005). Incorporating documents into qualitative nursing research. Journal of Nursing Scholarship, 37(4), 348–353.

• Prior, L. (2003). Using Documents in Social Research. Sage.

• Morgan, H. (2022). Conducting a Qualitative Document Analysis. The Qualitative Report, 27(1), 64–77. https://doi.org/10.46743/2160-3715/2022.5044